DOMPAK – Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH) menggelar Sosialisasi dan Uji Coba Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (E-Office) Warkat. Sosialisasi ini ditujukan kepada penata usaha di seluruh Unit Kerja di UMRAH beserta Pimpinannya masing-masing. Acara yang dibuka oleh Rektor UMRAH Prof. Dr. Syafsir Akhlus, M.Sc ini dilaksanakan di ruang rapat serbaguna lantai 3 gedung Rektorat UMRAH Dompak, Jumat(22/02/2019).
Dalam Sosialisasi yang ditaja oleh Biro Umum Perencanaan dan Keuangan (BUPK) ini, Hadir sebagai narasumber Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Segenap Staff Unit Pelaksana Teknis Pusat Teknologi Informasi dan Komputer (UPT Pusat TIK) UMRAH sebagai Pengembang Aplikasi Warkat UMRAH.
Dalam Sambutannya Rektor UMRAH mengatakan bahwa sistem informasi persuratan atau administrasi yg ada di umrah, warkat ini sudah diuji coba sebetulnya secara teknis, menurut laporan yang sudah diterima, sudah cukup stabil. Cuma belum diserbu pengguna.
“Jadi sebuah sistem informasi mesti dibuat bangunannya dulu, kokoh apa tidak?. Setelah bangunan kokoh kita yakin aliran datanya lancar, lalu diserbu dengan data maka kita akan mengetahui apakah kokoh atau tidak bangunannya, kalau ambruk kita pelajari sebelah mana yang ambruk. Kemudian saat diserbu data, dia penuh apa tidak, kemudian mana yang macet, ini yang terus menerus kita perbaiki”. Ujar Rektor.
Rektor mengatakan sudah diambil keputusan bagi top level manajerial untuk bekerja borderless. Level Dekan, Kepala Biro. Dimana saja harus kerja. Dimana mereka berada harus bekerja untuk umrah. Mereka (Dekan dan Kabiro) harus bertanggung jawab atas aliran informasi dibawahnya. Mulai dari Eselon II ke atas.
“Tapi untuk level di bawahnya masih memiliki border, jadi mesti dikerjakan dalam kantor. Jarak Dompak dan Senggarang tidak masalah karena sudah tersambut Fiber Optik dan kita sudah investasi banyak untuk Jaringan IT. Jadi itulah yang kita mau buat sekarang”. Ucap Rektor.
Kepada Para peserta pelatihan, rektor mengingatkan apa yang dibuat disini adalah untuk memperlancar proses yang ada di lingkungan UMRAH. Menuju UMRAH tanpa kertas/nirkertas supaya menghemat, karena kertas ini makin lama makin mahal, walaupun tetap pada tahap akhir memang harus ada laporan-laporan yang sifatnya berupa hardcopy.
“Tapi sejauh mungkin kita terus berusaha, termasuk yang paling utama, disposisi online, pengajuan surat nanti bisa online, Jadi tak ada pilihan ya, mohon maaf, mungkin masih ada yang takut-takut atau gaptek, tak ada pilihan lagi, itulah yang akan kita buat, jadi tak usah malu. Belajar. Nanti hulubalang-hulubalang ICT ini akan membantu”. Ujar Rektor sambil melirik kepada segenap Staff UPT Pusat TIK.
Pada Sesi Uji Coba dan Sosialisasi, Azmi Sanjaya Putra (Kasubag TU UPT Pusat TIK) kemudian menjelaskan kepada para peserta Sosialisasi dan uji coba Warkat bahwa warkat ini murni hasil karya inovasi dari UPT Pusat TIK. Warkat juga sudah terintegrasi dengan akun Sistem Informasi Kepegawaian.
“Aplikasi Warkat ini juga sudah kami kembangkan menjadi aplikasi permohonan perjalanan dinas, seluruh aplikasi permohonan perjalanan dinas dimulai dari Warkat, ide ini merupakan wujud dari proyek perubahan Jumaiza Farida, Kabag TU Fakultas Ekonomi dari diklatpim beliau”. Ujar Azmi.
Azmi kemudian menjelaskan bahwa role aplikasi warkat ini dimulai dari penata usaha, jadi para kasubag wajib punya satu orang staf dibawahnya sebagai pembuat surat.
Kenapa tidak kasubagnya yang buat surat?. karena kasubag memang bukan tugasnya untuk membuat surat, tapi mengawasi bawahannya yang membuat surat.
Betul atau salah surat yang dibuat itu tanggung jawab dari kasubag. Selanjutnya setelah kasubag, kabag akan melakukan approval terhadap surat yang dibuat tersebut. Dan kemudian diteruskan ke pimpinan unit kerja. Kalau di Fakultas masih ada Wakil Dekan dan Dekan. Kalau di Biro, langsung ke Kepala Biro.Dalam kegiatan ini tiap Fakultas dan Unit kerja didampingi tutor-tutor dari staff UPT Pusat TIK. Dari ujicoba, ditemui ada beberapa permasalahan yang kemudian diagendakan untuk diperbaiki oleh tim programmer sebagai upaya menyempurnakan aplikasi warkat.(Adi Pranadipa)
Foto: Rendi(Humas)