UMRAH Reshaping SIMPEG, Perkuat Tata Kelola Kepegawaian Berbasis Data melalui SEPADU
TANJUNGPINANG – Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH) terus memperkuat transformasi digital dalam tata kelola kepegawaian. Melalui Biro Keuangan dan Umum, UMRAH menghadirkan inovasi “Reshaping SIMPEG UMRAH: Penyediaan Executive Dashboard Summary Terintegrasi melalui Pemutakhiran Data Mandiri pada Aplikasi SEPADU.”
Kepala Bagian Umum Biro Keuangan dan Umum UMRAH, Fitriana, S.IP., M.M., menjelaskan bahwa inovasi tersebut dikembangkan untuk menjawab kebutuhan pengelolaan data kepegawaian yang semakin menuntut kecepatan, ketepatan, dan keterpaduan informasi.
“Ini dilakukan sebagai langkah menjawab kebutuhan pengelolaan data kepegawaian yang semakin menuntut kecepatan, ketepatan, dan keterpaduan informasi.” Ujar Fitriana.
Reshaping SIMPEG mengintegrasikan sistem informasi kepegawaian dengan ekosistem SEPADU (Sistem Elektronik Pelayanan Terpadu) melalui mekanisme Pemutakhiran Data Mandiri (Self-Service Update).
“Dengan sistem ini, setiap pegawai memiliki peran langsung dalam memeriksa, memverifikasi, dan memperbarui data profil kepegawaiannya.” Tambahnya
Menurut Fitriana, pemutakhiran data secara mandiri menjadi bagian penting dalam membangun basis data kepegawaian yang lebih akurat dan mutakhir. Data yang diperbarui oleh pegawai selanjutnya menjadi bagian dari sistem informasi yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung kebutuhan pengelolaan SDM di lingkungan UMRAH.
Dari Data Kepegawaian Menuju Pengambilan Kebijakan
Salah satu komponen penting dalam inovasi tersebut adalah Executive Dashboard Summary Terintegrasi. Dashboard ini dirancang untuk memberikan gambaran kondisi kepegawaian secara lebih komprehensif sehingga informasi yang dibutuhkan pimpinan dapat diperoleh secara lebih cepat.
Fitriana menjelaskan, keberadaan dashboard tersebut tidak semata-mata untuk menyajikan data, tetapi juga diarahkan untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang berbasis data.
Dengan tersedianya data yang valid dari sumbernya atau single source of truth, informasi kepegawaian dapat dimanfaatkan untuk berbagai kebutuhan strategis, mulai dari proyeksi formasi, pemetaan talenta, hingga perencanaan pengembangan kompetensi pegawai.
Konsep ini sekaligus menggeser pola pengelolaan data yang sebelumnya lebih bergantung pada proses rekapitulasi manual menuju sistem informasi yang lebih terintegrasi dan responsif.
Pegawai Menjadi Bagian Penting dalam Validasi Data
Menurut Fitriana, keberhasilan sistem tersebut juga sangat bergantung pada keterlibatan aktif setiap pegawai. Karena itu, pemutakhiran data tidak hanya dipandang sebagai pekerjaan administratif, tetapi menjadi bagian dari tanggung jawab pegawai dalam menjaga validitas data kepegawaian.
“Melalui mekanisme self-service update, pegawai diberikan ruang untuk memeriksa kelengkapan data pribadinya dan melakukan pembaruan apabila terdapat informasi yang belum sesuai atau belum lengkap.” Terangnya.
Pendekatan tersebut diharapkan dapat mendorong perubahan budaya kerja di lingkungan UMRAH, dari pola kerja yang pasif menjadi lebih proaktif dalam pengelolaan informasi kepegawaian.
Dengan demikian, transformasi digital yang dilakukan UMRAH tidak berhenti pada penyediaan teknologi, tetapi juga mendorong perubahan perilaku dan budaya kerja dalam pengelolaan administrasi kepegawaian.
Cara Melakukan Pemutakhiran Data
Untuk mendukung implementasinya, seluruh pegawai UMRAH dapat melakukan pemutakhiran data melalui aplikasi SEPADU. Akses dapat dilakukan melalui sepaduv2.umrah.ac.id atau langsung melalui simpeg.umrah.ac.id.
Dari halaman utama SEPADU, pegawai dapat memilih modul SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) untuk masuk ke sistem. Setelah berhasil masuk, pegawai dapat memilih menu Profile pada panel navigasi untuk memeriksa data masing-masing, termasuk NIK, tempat dan tanggal lahir, riwayat pendidikan, serta dokumen pendukung.
Apabila terdapat data yang perlu diperbarui atau dilengkapi, pegawai dapat menggunakan menu Edit Profil untuk melakukan pemutakhiran dan verifikasi secara mandiri.
Perkuat Tata Kelola SDM UMRAH
Fitriana menegaskan bahwa pemutakhiran data menjadi bagian penting dari upaya membangun tata kelola kepegawaian yang lebih tertib dan berbasis teknologi informasi.
Data yang akurat dan mutakhir tidak hanya dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, tetapi juga menjadi fondasi bagi pimpinan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan dan pengembangan SDM.
“Melalui Reshaping SIMPEG dan SEPADU, UMRAH mendorong terwujudnya layanan kepegawaian yang lebih transparan, akuntabel, terintegrasi, dan berorientasi pada kebutuhan organisasi serta civitas akademika.” Tutup Fitriana kepada Kontributor umrah.ac.id
Inovasi tersebut sekaligus memperkuat langkah UMRAH dalam membangun tata kelola perguruan tinggi yang semakin adaptif terhadap perkembangan teknologi digital, dengan menjadikan data sebagai salah satu fondasi penting dalam pengelolaan sumber daya manusia dan pengambilan kebijakan. (RAS/Humas)